AFIENS Collaborate
AFIENS Collaborate es una plataforma tecnológica que permite gestionar integralmente la secretaria de una sociedad. La ventaja de esta aplicación es que tiene detrás el respaldo legal de la empresa líder en España en gestión de secretarías societarias, AFIENS. Así las empresas que subcontratan la secretaría societaria a esta empresa tienen la seguridad de que están recibiendo el mejor asesoramiento jurídico en derecho societario y la ventaja de disfrutar de una tecnología de vanguardia que permite automatizar procesos, firmar documentos digitalmente, localizar cualquier documento de la sociedad en segundos y desde cualquier ubicación, con total seguridad.
Funcionalidades
AFIENS Collaborate permite almacenar toda la documentación relativa a una o más sociedades en la nube, como poderes, actas, informes, memorias, etc. Sólo los usuarios autorizados pueden entrar en el espacio de trabajo compartido y consultar, descargar, etc. los documentos.
Además, la herramienta ofrece la posibilidad de obtener en sólo unos clics los documentos necesarios para la correcta gestión de la secretaría societaria. El cliente responde una serie de preguntas y el documento se genera automáticamente.
AFIENS Collaborate también permite el envío y la firma electrónica certificada de estos documentos online, pues está totalmente integrada con DocuSign. Este proceso se realiza mediante 3 sencillos pasos: subir el documento, seleccionar quién debe firmarlo y enviarlo. Cuando el responsable de la firma lo devuelve, este documento se actualiza automáticamente y se almacena en la carpeta correspondiente.
Dada la sensibilidad de los datos, la herramienta permite otorgar una serie de permisos a los usuarios, de forma que se asegura la custodia y el acceso a los mismos.
AFIENS Collaborate también incluye un calendario. Esta función integra un sistema de alertas para que cada usuario siempre tenga en cuenta sus obligaciones: presentación de impuestos, reuniones, tareas asignadas, etc.
Ventajas de la herramienta
Es una herramienta intuitiva, sencilla y segura, que te permite realizar en segundos gestiones y tener siempre a mano la documentación de una sociedad, así como compartirla. Con AFIENS Collaborate podrás ahorrar costes de personal y formación.
Gracias a la automatización de procesos de AFIENS Collaborate también se ahorra tiempo y es muy útil para entre otras tareas:
- El secretariado de sociedades.
- La creación de sociedades.
- El mantenimiento de sociedades.
- La liquidación de sociedades.
- La generación de documentos legales, su firma electrónica certificada y su custodia.
- Mantener los libros mercantiles actualizados.
- La generación de actas.
- Realizar auditorías de cuentas o due dilligence.
- Bastanteos de los bancos.
- Modificación de apoderados de la cuenta bancaria.
- Mantener comunicaciones con proveedores o la Administración.
- Actualización del certificado digital.
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